Chữ ký số ngày nay dần trở nên quen thuộc đối với hầu hết các doanh nghiệp trong thực hiện các dịch vụ về Thuế, Bảo hiểm, Hải quan; tuy nhiên nếu chỉ dừng lại ở phạm vi đó thì thực sự chưa phát huy hết hiệu quả của chữ ký số trong giai đoạn hiện nay.
trước đây chúng ta vẫn thường phải ban hành các loại tài liệu dưới dạng bản giấy nư văn bản, hồ sơ dự án, hồ sơ thầu, hồ sơ mua sắm, hồ sơ hợp đồng thông thường. Các loại hồ sơ này sẽ phải in sao ra thành nhiều bộ, rất tốn giấy mwcjvaf tốn thời gian ký, đóng dấu, đóng quyển, chuyển phát và mỗi lần sửa đổi thì gần như toàn bộ hồ sơ cũa sẽ phải bỏ rất tốn kém.
Hiện nay các giao dịch trực tuyến đang được nhiều cơ quan chất nhận và trong xu thế tương lai thì phương thức giao dịch trực tuyến sẽ trở thành phổ biến. và để đảm bảo cho giao dịch trực tuyến thì không thể không sử dụng đến các biện pháp định danh điện tử phổ biến hiện nay đso là chữ ký số
Chúng ta sẽ sử dụng chữ ký số để ký tên các tài liệu điện tử thay cho việc ký tayvaf đóng dấu trên tài liệu giấy theo nguyên tắc " chỗ nào trước đây phải ký tay thì bây giờ ký số của cá nhân, chỏ nào trước kia phải đóng dấu thì bây giờ ký số của tổ chức". Việc ký số lên tài lệu điện tử sẽ có tác dụng đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu đó. Khi nhận dược bất cứ tài liệu điện tử nào đã được ký số hợp pháp thì tài liệu đó đều được đảm bảo về sự toàn vẹn kể từ khi được ký số và có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy được ký tên và đóng dấu tay theo quy định.
Tiết kiệm giất tờ: Do tài liệu điện tử đã được ký số có giá trị pháp lý tương đương tài liệu giấy nên chúng ta nên cchungs ta sẽ không cần phải phát hành tài liệu giấy, hơn nữa tài liệu điện tử có thể được sao chép, nhân bản không hạn chế số lượng, do đó sẽ hạn chế được một số lượng giấy tờ rất lớn.
Trong trường hợp cần sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung các loại hồ sơ, giấy tờ thì sẽ không tốn chi phí do phải hủy bỏ hồ sơ cữ và làm lại hồ sơ mới như với hồ sơ giấy.
Tiết kiệm không gian lưu trữ: Với  việc ban hành hồ sơ, tài liệu giấy thì cơ quan nào cũng sẽ phải đầu tư kho lưu trữ và  trang thiết bị, nhân lực để bảo quản, phục vụ khai thác và tra cứu. Với tài liệu điện tử, việc lưu trữ sẽ đơn giản và tiết kiệm hơn rất nhiều, toàn bộ dữ liệu được lưu trữ bằng các thiết bị điện tử hoặc bằng các dịch vụ lưu trữ đám mây

Tiết kiệm thời gian: Với mỗi hồ sơ thường có nhiều tìa liệu, và thường chúng ta sẽ phải thực hiện ky tên, đóng dấu lên nhiều tài liệu đó. Một số loại tài liệu có yêu cầu phải ký tên lên từng trang thì nay chỉ cần ký một lần duy nhất, nhiều tài liệu yêu cầu phải đóng dấu giáp lai thì nay cũng không cần nữa.

Hơn thế nữa, trước kia mỗi lần chuyển phát hồ sơ thường phải mất một khoảng thời gian nhất định, nhưng nếu sử dụng hồ sơ điện tử để giao dịch trực tuyến thì có thể nói là gần như tức thời. Không những tiết kiệm được thời gian mà còn tiết kiệm được cả chi phí và nhân lực chuyển phát.

Không phụ thuộc khoảng cách và thời gian: Khi sử dụng chữ ký số để ký các loại hồ sơ, tài liệu điện tử  chúng ta có thể thực hiện được ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối internet. Chúng ta có thể sử dụng máy tính để ký số và có thể ký trực tiếp trên thiết bị điện thoại di động đã đăng ký SIM ký số và tới đây công nghệ phát triển giải pháp mới chữ ký số Remote Signing bảo mật đa nhân tố, an toàn trong sử dụng, không nhất thiết phải đến cơ quan, vô cùng tiện lợi trong việc ký số bất cứ nơi đâu, mọi lúc, mọi nơi.